نیازهای غرفه داران نمایشگاهی:

-اصولاً تولیدکنندگان و عرضه کنندگان محصولات و خدمات، زمانی که به گسترش تجارت خود فکر می کنند، اولین گزینه پیش رو و مورد بحث، ورود به بازارهای جدید در سطح بین الملل است. برای این منظور اولین نیاز آنها، دریافت مشاوره حرفه ای است تا بیاموزند که در کدامیک از بازارها، پتانسیل بازاریابی و فروش کالای مورد نظر خود را دارند. آیا خاورمیانه و یا آفریقا توان جذب این محصول و خدمات را دارند یا خاور دور و اقیانوسیه شرایط بهتری برای خرید دارد. اگر هم در بخش شرقی و غربی اروپا می توان کاری کرد، پس چه شرایطی را باید رعایت کرد و یا حتی آمریکای جنوبی و  شمالی چه توان و یا محدودیتهایی برای کالای ما دارند. اینها سئوالاتی است که همواره در ذهن شرکت کنندگان وجود دارد و یک مجموعه نمایشگاهی باید اطلاعات و تجربه لازم در این ارتباط را برای پاسخگویی داشته باشد.

-پس از مشخص شدن بازار هدف، شناسایی و تعیین یک نمایشگاه معتبر نیاز بعدی این گروه است. انتخاب نمایشگاه بر اساس اعتبار حرفه ای مجری، گزارش دوره های برگزار شده قبلی، آمار تعداد غرفه داران و بازدیدکنندگان، تعداد پاویونهای ملی، تنوع کشورهای حاضر در این رویداد، حجم معاملات انجام شده، گزارش نظرخواهی از بازدیدکنندگان، هزینه های شرکت در رویداد، بررسی روشهای برند سازی طی برگزاری نمایشگاه، ….. انجام می شود و در این راستا باید به شرکت کنندگان اطلاعات کافی و صادقانه ارائه شود.

-پس از تعیین بازار هدف و نمایشگاه مورد نظر، غرفه داران باید بودجه ای را برای حداقل یک دوره سه ساله برای ورود و توسعه تجارت خود در آن بازار خاص تنظیم نمایند تا ضمن فروش محصولات خود، یک دوره اولیه شناسایی برند خود در منطقه را انجام دهند. این نکته بسیار ظریفی است که مجریان باید به صادرکنندگان جدید گوشزد نمایند، در غیر اینصورت هزینه های انجام شده غرفه داران به ثمر نخواهد نشست.

-پس از انتخاب نمایشگاه، شرکت کنندگان انتظار دارند تا پکیج شرکت در آن رویداد خاص را از مجری پاویون ملی دریافت نمایند. یک مجری حرفه ای باید قادر باشد تا نیازهای اولیه و ثانویه غرفه داران را پیش بینی و جوابهای آن را در قالب پکیج اولیه ارائه نماید. برای تهیه این پکیج، نگاه مجری باید بر مبنای توسعه تجارت غرفه داران باشد نه فقط صرف انجام یک کار نمایشگاهی و غرفه سازی. دعوت از خریداران منطقه، دعوت از شرکتهای پخش، دعوت از وکلا و مشاوران حقوقی، ارائه مشاوره های بازرگانی، معرفی امکانات برند سازی در بازار هدف، دقت در کیفیت خدمات ارائه شده و نهایتاً حفظ انسجام گروهی غرفه داران یک پاویون ملی، کلید موفقیت یک رویداد محسوب می شود.

-یکی دیگر از نیازهای غرفه داران، داشتن غرفه ای با طراحی زیبا است (که حکم دفتر کار این شرکت طی ۳، ۴ یا ۵ روز نمایشگاه را دارد) و ضمن حفظ پرستیژ سازمانی شرکتها، نیازهای فنی آنها را شامل تجهیزات و فضای کافی برای نمایش محصول، امکان نصب و نمایش تصاویر

محصولات، امکان برند سازی، فضای کافی برای انبار وسایل اضافه، اینترنت و امکان برقراری ارتباط مستمر، تجهیزات مناسب برای ملاقات و مذاکره با خریداران، نظافت روزانه و امنیت را نیز تامین نماید. در این ارتباط، ضمن نظرخواهی مستقیم، باید به تک تک خواسته های غرفه داران پرداخت تا شرایط حداکثری رضایت غرفه داران فراهم شود.

-مجریان نمایشگاهی ضمن انتقال تجارب سالیان گذشته خود به صادر کنندگان جوان، باید تصویر ساده ای برای اولین حضور تولید کنندگان و تهیه کنندگان کالا ترسیم نمایند تا غرفه داران علاوه بر ملاقات با مشتریان و خریداران،  تجارب حرفه ای لازم برای ورود به بازارهای بین الملل را به دست آورند و تا رویداد بعدی که ۳۶۵ روز دیگر خواهد بود، تجربیات ارزشمند به دست آمده را برای برنامه ریزیهای بهتر و پخته تر استفاده نمایند.

-منبع تجربه نمایشگاهی، مشاهدات غرفه داران و توصیه حرفه ای خریداران جدی است. در واقع خریداران، بزرگترین معلمان ما هستند و به صادرکنندگان جوان خواهند آموخت که آیا نوع بسته بندی محصولات و رنگهای به کار رفته در آن برای کدام بازارها کارآیی دارند و برای کدام بازار نه؟ سطح کیفی محصولات با در نظر گرفتن نوع مواد اولیه استفاده شده در آن، توان ورود به کدام بازارها را دارد و با توجه به انتظار خریداران، آیا امکان حفظ کیفی محصولات در دراز مدت وجود دارد؟ آیا قیمتهای ارائه شده توان رقابت با رقبا را دارد و روشهای رقبا برای توسعه بازارهای فروش چگونه است؟ قوانین و تعرفه های گمرکی بازار مقصد چیست و چه میزان در قیمت نهایی تاثیر گذار خواهد بود؟ جذب نمایندگان فروش در کشورهای منطقه که مهمترین ماموریت صادرکنندگان در اولین حضور محسوب میشود، باید با چه استاندارد و اصولی انجام شود؟ ممکن ترین روشهای پرداخت و انتقلات مالی چگونه است و چه انعطاف و امنیتی دراین ارتباط در مذاکرا ت باید پیگیری نمود؟ و ……. 

-غرفه داران نیز باید این موضوع را در نظر داشته باشند که شرکت در یک رویداد بین المللی، فقط و فقط یک آغاز است و بدون پیگیریهای بعد از نمایشگاه، هیچ ارتباطی ساخته و ماندگار نخواهد شد، بنابراین برای نتیجه گیری کامل از کیفیت ملاقاتهای انجام شده، باید جدی بودن خود را به خریداران نشان داده و با پیگیری مستمر، خود را برای انجام معامله و توسعه ارتباط بازرگانی با خریداران آماده نماییم.  

-بابت هر بار حضور در یک رویداد بین المللی، پول، زمان و انرژی هزینه خواهد شد، پس دست پر برگشتن از یک نمایشگاه، حداقل خواسته یک غرفه دار است. برای بهینه کردن این حضور، مجریان باید از تمامی امکانات و روابط خود در جهت جذب حداکثری بازدیدکنندگان و خریداران با کیفیت استفاده نمایند، چرا که کیفیت خریداران رابطه مستقیم با کیفیت نمایشگاه دارد. غرفه داران نیز خریداران واقعی را

می شناسند و اگر حضور آنها را در نمایشگاه حس نکنند، برای تمدید شرکت در این رویداد اقدام نخواهند نمود.

-شناسایی خریداران با کیفیت، اصلی ترین وظیفه مجری نمایشگاهی و یک پروژه مستمر سالیانه است، چرا که نیاز به بررسی و تحقیق از طریق غرفه داران، معاملات انجام شده، حضور مستمر سالیانه، مراجعات مکرر برای رویدادهای انجام شده، سطح اعتباری شرکت خریدار و تنوع روابط بازرگانی با غرفه داران، … دارد. به همین دلیل مجریان بزرگ، لیستی از خریدان بزرگ و متوسط منطقه ای را در آرشیو خود دارند و به مرور زمان آن را کامل تر می نمایند. بدون داشتن این لیست، نمی توان برنامه ریزی جامعی برای یک رویداد انجام داد، چرا که بدون خریداران باکیفیت، هیچ  ضمانتی برای موفقیت غرفه داران وجود ندارد.

نیازهای خریداران و بازدیدکنندگان نمایشگاهی:

-خریداران همواره در پی شناسایی تولیدکنندگان و تامین کنندگان جدید و آشنایی با تنوع محصولات به روز هستند تا بتوانند محصولات مورد نظر خود را با بهترین قیمت و بالاترین کیفیت تهیه نمایند. این یک نیاز ساده همیشگی و دلیلی برای بازدیدگان برای بازدید از هر نمایشگاهی است و خریداران باید احساس کنند که ورود به یک رویداد، این مهم را میسر خواهد نمود.  

-مجریان نمایشگاهی نیز در جهت تامین این نیاز، فعالیت مستمری انجام می دهند. ثبت اطلاعات بازدیدکنندگان، ارسال پیام کوتاه و  ایمیلهای متناوب در طول سال همراه با گزارشات آماری، یادآوری رویدادهای پیش رو، معرفی فرصتهای ملاقات با تامین کنندگان جدید، امکان شناسایی و برقراری ارتباط با غرفه داران سال گذشته از طریق وب سایت نمایشگاه، استفاده از شبکه های اجتماعی برای به روز رسانی سریع اطلاعات، ارسال دعوتنامه های چاپ شده، ارائه خدمات تشویقی مانند بلیط مسافرت و اقامت جهت جذب حداکثری خریداران جدید،…. همگی منجر به ارتباط مستمر با خریداران و تشویق آنها برای برنامه ریزی مجدد جهت بازدید از نمایشگاه است.

-مجریان همواره با اعمال تغییرات و ایجاد تنوع در برگزاری هر دوره یک رویداد که نهایتاً منجر به جذابیت نمایشگاه و ایجاد هیجان بیشتر برای بازدیدکنندگان می شود، خاطرات ارزشمندی را برای خریداران فراهم می نمایند و استمرار طراحی و انجام این تغییرات، دغدغه دائمی مدیران یک رویداد است. اضافه کردن بخشهای مختلف برای معرفی محصولات جدید، راه اندازی مسابقات و رقابت مابین غرفه داران، معرفی محصولات برتر از لحاظ کیفیت، بسته بندی، سیستم توزیع و پخش، خدمات پس از فروش در گروههای متفاوت محصولات ارائه شده در نمایشگاه، امکان برقرای ارتباط باغرفه داران پیش از آغاز نمایشگاه و ثبت قرار ملاقاتها،… به خریداران کمک خواهد کرد تا قبل ازیک رویداد برای تمام لحظات آن برنامه ریزی داشته باشند.

-فرش قرمز در سطح نمایشگاه، سمبل و نشان احترام به قدوم خریداران است وحفظ این رابطه و احترام همیشگی به بازدیدکنندگان، ضامن رشد کمی و کیفی هر رویدادی است. جهت حفظ این احترام، نظر خواهی مستمر از بازدیدکنندگان در طول برگزاری نمایشگاه نیز منجر به آگاهی بیشتر از انتظارات و خواستهای خریداران خواهد شد و این یکی از ساده ترین و در عین حال مهمترین روشهای مدیریت نمایشگاهی است تا بتوان از آن در برنامه ریزیهای آتی استفاده نمود. به عنوان مثال، خریداران انتظار دارند تا مجری نمایشگاه اطلاعات و نقشه نمایشگاه را پیش از برگزاری آن توسط اپلیکیشن مخصوص به اطلاع آنها برساند تا درگیر رفت و آمد بیشتر و اتلاف وقت نشوند و این یعنی مدیریت زمان.

نتیجه گیری:

هر زمانی که دو رویداد متفاوت را با یکدیگر مقایسه می کنیم و یکی را از لحاظ کیفی، بالاتر و یا پایین تر از دیگری می دانیم، درحقیقت این قیاس ارتباط زیادی به امکانات سخت افزاری نداشته و ۹۵٪ آن مربوط به نکات نرم افزاری و مدیریتی است. مطالب فوق به این موضوع اشاره دارد که می توان نوع دیگری به صنعت نمایشگاه نگاه کرد و آن را ساده تر و منطبق با اصول بین الملل برگزار کرد. نگاه یک مجری باید به سمت توسعه تجارت باشد و نه صرفاً غرفه سازی و یک کار مطلق نمایشگاهی و تمامی خدمات نمایشگاهی نیز باید بر مبنای توسعه تجارت صادرکنندگان و خریداران بین المللی برنامه ریزی و مدیریت شود.

فراموش نکنیم که اگر الفبای زبان انگلیسی از A آغاز و به Z ختم می شود، لیکن الفبای تجارت از Z شروع می شود و به A ختم می گردد. Z همان مشتری و مخاطب نهایی است، پس اگر قرار است برنامه ریزی برای تجارت خود انجام دهیم، باید از نیازهای های مخاطبین خود و روند رو به رشد آن آگاهی داشته باشیم، به درخواستهای آنها با احترام و دقت گوش دهیم و از آنها در برنامه ریزیهای خود استفاده نماییم.

رمز موفقیت به همین سادگی است.